Fichier email de mairie pour votre prospection

En France, on compte environ 34 955 mairies, ce chiffre correspond au nombre de communes dans le pays en 2024, des plus grandes aux plus petites. Certaines communes rurales peuvent partager leurs services administratifs via des structures intercommunales, mais chaque commune conserve généralement une mairie. Par ailleurs, la France est connue pour son découpage communal très dense, comparé à d'autres pays européens qui ont des structures administratives différentes.

Toutefois, le nombre de mairies en France est susceptible de baisser en raison de plusieurs facteurs liés à des réformes administratives et économiques. En effet, depuis la loi NOTRe (Nouvelle Organisation Territoriale de la République) adoptée en 2015, l'État encourage la fusion des petites communes pour créer des communes nouvelles. Ces regroupements visent à réduire les coûts de fonctionnement, puisqu’une diminution des subventions accordées par l'État aux collectivités locales incite les communes à mutualiser leurs ressources, y compris leurs infrastructures (comme les mairies).

Avec la numérisation croissante des services publics en France, l’email est un canal de communication privilégié. En effet, que cela soit pour traiter ou envoyer des demandes, mais aussi pour échanger avec des partenaires. Avoir une base de données contenant toutes les informations : email, téléphone, etc. est une chose importante afin d’optimiser sa prospection.

Qu'est-ce qu'un fichier email mairie ?

Un fichier email mairie est une base de données contenant les adresses mails des différentes personnes impliquées dans la gestion municipale. Il peut inclure :

• Les adresses mail des maires et adjoints
• Les contacts des différents services municipaux
• Les emails des conseillers municipaux
• Parfois, les adresses mail des résidents de la commune

Cette base de données peut être générée par des services payants, comme l’achat de base de données, ou par le biais d’utilisation d’outils comme le nôtre vous permettant de développer en quelques clics un premier fichier de contact. Nous allons développer cette partie un peu plus tard.

Pourquoi utiliser un fichier email mairie ?

L'utilisation de ces fichiers offre plusieurs avantages. Elle permet notamment :

• Une communication rapide et efficace avec les acteurs d’une mairie.
• Améliorer le ciblage avec la mise en place de campagnes d'information ciblées.
• Le suivi et l'évaluation de vos campagnes de prospection.

Comment créer et gérer un fichier email mairie ?

Collecte des adresses mail

La première étape consiste à recueillir les adresses mail pertinentes. Plusieurs stratégies sont possibles :

• Organiser des campagnes de collecte de données via votre site internet, par exemple en proposant des livres blancs. Une pratique très courante pour collecter des emails en fonction d’intérêts spécifiques. Cela va également vous permettre de séparer les intérêts et améliorer votre ciblage.
• Collecter les emails via les formulaires distribués à l’occasion d’événements organisés par la mairie.
• S'appuyer sur les registres existants pour extraire les informations nécessaires. Par exemple, en passant par des tiers et en achetant des bases. Une pratique courante mais qui apporte généralement de mauvaises performances. En effet, il est très difficile de trouver des bases avec des données mises à jour.
• Utiliser Scrap.io pour collecter les informations qu’on peut trouver sur une fiche Google My Business. L’avantage est que vous allez avoir une base de données à jour, avec des données actualisées.

Structuration et stockage des données

Les adresses collectées doivent être stockées de manière structurée et sécurisée. L'utilisation de logiciels spécialisés dans la gestion des bases de données est recommandée. Des outils comme Excel, Access ou des solutions CRM plus avancées peuvent être utilisés.

Mise à jour régulière du fichier

Pour que le fichier reste utile, il doit être régulièrement mis à jour. Les mairies peuvent :

• Changer de poste ou de numéro de téléphone : est-ce que c’est un numéro pro ?
• Fusionner certains services : vous risquez de vous retrouver avec le mauvais service.
• Corriger les erreurs signalées par les utilisateurs : mauvais noms, mauvais numéro de téléphone, etc.

Utilisation éthique des données

Il est impératif de respecter les réglementations sur la protection des données personnelles, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données), pour garantir que les informations soient utilisées de manière éthique et légale.

Utilisations concrètes des fichiers email en mairie

Avis et communications urgentes

Si vous avez une offre ou encore si vous souhaitez adresser des invitations à des conseillers municipaux, ces derniers sont attentifs à ces invitations. Attention à adapter votre message aux besoins spécifiques des mairies, qui peuvent varier selon leur taille ou leurs priorités.

Campagnes d’information locale

Vous avez un produit à proposer qui a pour objectif de sensibiliser la population sur divers sujets : santé publique, écologie, sécurité routière ? Contactez la mairie et n’hésitez pas à leur expliquer.

Défis et solutions

Malgré leurs avantages, les fichiers email peuvent aussi présenter certains défis, par exemple la saturation des boîtes de réception du personnel. En effet, comme évoqué précédemment, les mairies utilisent les emails comme un canal primaire pour communiquer. L'une des principales préoccupations est le trop grand nombre d'emails envoyés, ce qui peut provoquer une saturation des boîtes de réception des destinataires. Pour éviter cela, il est essentiel de segmenter la liste et de cibler les communications en fonction des intérêts et des besoins spécifiques.