Avec la numérisation croissante des services publics en France, l’email est un canal de communication privilégié. En effet, que cela soit pour traiter ou envoyer des demandes, mais aussi pour échanger avec des partenaires. Avoir une base de données contenant toutes les informations : email, téléphone etc. est une chose importante afin d’optimiser sa prospection.
Qu'est-ce qu'un fichier email mairie ?
Un fichier email mairie est une base de données contenant les adresses mails des différentes personnes impliquées dans la gestion municipale. Il peut inclure :
- Les adresses mail des maires et adjoints
- Les contacts des différents services municipaux
- Les emails des conseillers municipaux
- Parfois, les adresses mail des résidents de la commune
Cette base de données peut être générée par des services payants, comme l’achat de base de données ou par le biais d’utilisation d’outils comme le nôtre vous permettant de développer en quelques clics un premier fichier de contact. Nous allons développer cette partie un peu plus tard
Pourquoi utiliser un fichier email mairie ?
L'utilisation de ces fichiers offre plusieurs avantages. Elle permet notamment :
- Une communication rapide et efficace avec les acteurs d’une mairie.
- Améliorer le ciblage avec la mise en place de campagnes d'information ciblées
- Le suivi et l'évaluation de vos campagnes de prospection
Comment créer et gérer un fichier email mairie ?
La création d'un fichier email mairie nécessite plusieurs étapes cruciales :
Collecte des adresses mail
La première étape consiste à recueillir les adresses mail pertinentes. Plusieurs stratégiques sont possibles :
- Organiser des campagnes de collecte de données via votre site internet, par exemple en proposant des livres blancs
- Collecter les emails via les formulaires distribués à l’occasion d’événement organisé par la mairie
- S'appuyer sur les registres existants pour extraire les informations nécessaires
- Utiliser Scrap.io pour collecter les informations qu’on peut trouver sur une fiche Google my business
Structuration et stockage des données
Les adresses collectées doivent être stockées de manière structurée et sécurisée. L'utilisation de logiciels spécialisés dans la gestion des bases de données est recommandée. Des outils comme Excel, Access ou des solutions CRM plus avancées peuvent être utilisés.
Mise à jour régulière du fichier
Pour que le fichier reste utile, il doit être régulièrement mis à jour. Les mairies peuvent :
- Changer de poste, ou de numéro de téléphone
- Fusion de certains services
- Corriger les erreurs signalées par les utilisateurs
Utilisation éthique des données
Il est impératif de respecter les réglementations sur la protection des données personnelles, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour garantir que les informations soient utilisées de manière éthique et légale.
Utilisations concrètes des fichiers email en mairie
Avis et communications urgentes
Si vous avez une offre ou encore, vous souhaitez adresser des invitations à des conseillers municipaux. Ces derniers sont attentifs à ces invitations.
Campagnes d’information locale
Vous avez un produit à proposer qui a pour objectif de sensibiliser la population sur divers sujets : santé publique, écologie, sécurité routière ? Contactez la mairie et n’hésitez pas à leur expliquer.
Défis et solutions
Malgré leurs avantages, les fichiers email peuvent aussi présenter certains défis, par exemple la saturation des boîtes de réception du personnel. En effet, comme évoqué précédemment, les mairies utilisent les emails comme un canal primaire pour communiquer. L'une des principales préoccupations est le trop grand nombre d'emails envoyés, ce qui peut provoquer une saturation des boîtes de réception des destinataires. Pour éviter cela, il est essentiel de segmenter la liste et de cibler les communications en fonction des intérêts et des besoins spécifiques.