Articles » Prospection email » Comment Créer un Publipostage Gmail : Guide Complet pour Envoyer 1500 Newsletters par Jour

Dans cette exploration approfondie du publipostage Gmail, nous allons découvrir comment envoyer jusqu'à 1500 emails personnalisés par jour directement depuis Gmail grâce à la fonctionnalité de publipostage native de Google Workspace. En d'autres termes, nous allons optimiser l'envoi groupé et transformer Gmail en véritable outil d'emailing pour vos newsletters Gmail.

Tutoriel vidéo complet

Sommaire

L'évolution de l'envoi groupé vers le publipostage Gmail

Vous allez très certainement me rétorquer qu'un envoi groupé Gmail, c'est quelque chose qui est déjà possible via Gmail, tout du moins dans une moindre mesure. L'idée traditionnelle, c'est que l'on va insérer nos différents contacts dans la partie CCI, on écrit notre email, on l'envoie et de ce fait les différents destinataires ne vont pas voir à qui d'autre on a envoyé l'e-mail.

Cette méthode donne une impression ou plutôt une illusion d'unicité, mais soyons sérieux : cette façon de procéder est loin d'être optimale. C'est la raison pour laquelle Gmail a récemment créé une nouvelle spécificité : le publipostage Gmail (ce qu'on appelait précédemment l'envoi groupé).

Le publipostage Gmail : une révolution pour l'emailing et les newsletters

Nous allons voir dans ce guide comment utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des newsletters Gmail de manière professionnelle et personnalisée, créer des listes de diffusion Gmail efficaces, et maîtriser l'art de l'emailing Gmail professionnel.

Peut-on utiliser le publipostage Gmail pour l'email marketing ?

Quant à la question de savoir si on peut utiliser le publipostage Gmail pour faire de l'e-mail marketing, la réponse c'est oui, mais ce n'est pas conseillé pour des campagnes massives. Ce n'est pas conseillé étant donné que le publipostage est une fonctionnalité encore assez récente. De ce fait, il manque encore tout un tas de caractéristiques pour rendre son utilisation vraiment intéressante dans un cas de marketing avancé.

Cependant, pour des campagnes de prospection commerciale par email de taille moyenne, c'est une excellente alternative gratuite aux outils de cold mailing payants.

Prérequis : Les versions Google Workspace nécessaires

Tout ce qui vous reste à faire pour suivre ce tutoriel, c'est d'utiliser une des versions premium de Google Workspace, à savoir :

  • Workspace Individual
  • Business Standard
  • Business Plus
  • Enterprise Standard
  • Enterprise Plus
  • Éducation Standard
  • Éducation Plus

Si cette condition est remplie, on est parti !

Configuration initiale du publipostage Gmail

Pour commencer, nous allons faire un usage très simple du publipostage Gmail. Il se trouve que la fonctionnalité du publipostage est juste sur l'écran de composition d'email. Oui, j'ai aussi joué la devinette parce qu'elle n'est pas évidente à trouver, mais en réalité elle se trouve juste à côté du bouton d'envoi.

Il y a marqué "Utilisez le publipostage". Vous pouvez cliquer dessus et vous savez que c'est actionné parce que vous avez une couleur violette qui apparaît.

Important : Compatibilité navigateur

Pour votre information, il se trouve que pour une raison inconnue, cette fonctionnalité apparaît lorsque j'ouvre mon adresse email sur Google Chrome mais pas sur un autre navigateur. Donc si vous avez le même problème, je vous invite à utiliser exclusivement Google Chrome.

Fonctionnalités de personnalisation avancée

En dessous du bouton, il y a une explication de ce que ça fait : cela nous permet de personnaliser notre message avec des tags comme @prénom. Donc ça va dire "Bonjour Michel", "Bonjour Jacques", "Bonjour André" et chaque destinataire recevra sa propre copie de cet email.

Encore une fois, ça veut dire qu'il ne saura pas si vous avez envoyé cet email à d'autres personnes.

Le lien de désabonnement : élément crucial

Le plus important, c'est qu'on a ce lien de désabonnement qui est absolument indispensable qu'il ne faut pas enlever, parce que sinon Gmail va rapidement nous identifier comme étant un spammeur. C'est d'ailleurs un point essentiel que nous abordons dans notre guide sur pourquoi vos emails de prospection ne convertissent pas.

Test pratique avec un email simple

Voyons comment cela fonctionne avec un exemple concret. Si j'insère une adresse email personnelle et que je tape "Bonjour", je clique sur continuer. Ça va me mettre normalement une pop-up pour dire "Est-ce que vous êtes certain d'avoir bien tout vérifié ?" On clique sur OK.

Vous pouvez envoyer l'aperçu si vous souhaitez. Cela sera particulièrement utile si on va envoyer 500 messages à la fois, mais vu que j'en ai qu'un seul, je vais cliquer sur "Tout envoyer".

En regardant dans mon adresse email personnelle, je constate qu'il est bel et bien reçu. On va tester le bouton "Se désabonner". Je vais pouvoir me désabonner des messages. Dans ce cas, vous ne pouvez plus envoyer de message à cette personne, mais surtout vous allez avoir une notification comme quoi le destinataire s'est bien désabonné.

Personnalisation avancée avec les tags

Ce qui est intéressant dans ce cas de figure, c'est également la possibilité de personnaliser ces newsletters Gmail un minimum. Si je prends une autre adresse email et que je clique sur publipostage encore une fois, je vais pouvoir mettre différents tags en tapant @.

Pour l'instant, il y en a que 4 (c'est un petit peu léger, mais peut-être que si vous regardez cette vidéo six mois après cette date de sortie, il y en aura peut-être d'autres) :

  • @prénom
  • @nom
  • @nom_complet (qui est du coup prénom plus nom dans cet ordre-là)
  • @adresse_email

Le problème de la définition des contacts

Le problème ici, c'est que pour l'instant je n'ai pas défini quel était le prénom de cette adresse email, quel était le nom, quel était le nom complet. Donc si je regarde l'aperçu, on me dit que le prénom est introuvable. Le seul élément qui est trouvable, c'est bien l'adresse email parce qu'elle est renseignée.

Création et gestion des contacts

Ça pose la question : comment est-ce qu'on crée un contact ? Comment est-ce qu'on va dire que le prénom c'est égal à "François", que le nom c'est égal à "Dufour" et par la suite le nom complet ?

Pour ce faire, on va pouvoir cliquer sur Contacts et on va pouvoir créer nos contacts. Tout d'abord, on va le faire manuellement pour voir ce que ça donne.

Création manuelle d'un contact

Je vous invite à ouvrir un nouvel onglet (c'est toujours plus agréable) et on va créer un contact. J'insère mon prénom, j'insère mon nom et j'insère l'adresse email. Je peux insérer d'autres éléments si je le souhaite, mais là j'ai le nécessaire. Je clique sur "Enregistrer".

J'ai bel et bien un seul contact. Si je rafraîchis ma page, que je remets cette adresse email et que je regarde ce que ça donne avec les différents tags, on voit maintenant qu'il y a marqué pour le nom "Dufour" et pour le nom complet "François Dufour".

Donc tout ça c'est très utile, mais bien évidemment on ne va pas s'amuser à créer nos contacts individuellement.

D'ailleurs, si vous voulez vous assurer de la qualité de vos adresses email avant de les intégrer, je vous recommande de consulter notre guide sur comment vérifier efficacement une adresse email.

Import de contacts en masse

Au lieu de créer des contacts individuellement, on va pouvoir créer notre liste de diffusion Gmail directement.

Scrap.io : l'outil pour extraire des leads depuis Google Maps

Pour trouver nos contacts, pour trouver nos leads, pour trouver nos adresses email, il y a Scrap.io. Scrap.io, c'est un logiciel qui va vous permettre d'extraire des leads directement depuis Google Maps.

Donc en d'autres termes, si votre cible c'est tout ce qui touche aux artisans, aux commerçants, aux professions libérales, Scrap.io c'est l'outil pour vous.

Cette solution puissante de génération de leads locaux permet d'extraire en temps réel des données d'entreprises à partir de Google Maps. Avec 200 millions d'établissements indexés et une capacité de 5 000 requêtes par minute, Scrap.io est la seule solution qui permet d'extraire toutes les fiches Google Maps à l'échelle d'un pays entier en deux clics, sans code.

Nouveauté 2025 : Scrap.io propose désormais une API complète permettant d'automatiser entièrement la génération de leads via des intégrations avec Make.com et d'autres plateformes d'automatisation.

Démonstration pratique avec Scrap.io

On va faire un très rapide test histoire d'avoir une base de données, disons de 100 adresses email. Il vous suffit dans un premier temps de vous créer un compte en cliquant en haut à droite. Une fois que c'est fait, vous avez accès à votre tableau de bord.

Si vous cliquez dessus, vous allez être capable d'extraire vos leads en quelques clics avec différents types de critères :

Le critère d'activité

Le premier critère, c'est l'activité, c'est-à-dire la catégorie d'entreprises que vous voulez cibler. Des catégories, il y en a 3000 sur Google Maps. On vous met un lien en description si vous souhaitez avoir un aperçu plus exhaustif.

Besoin d'exemples concrets ? Consultez nos guides sectoriels comme le fichier email restaurants ou le fichier email comptable pour voir le potentiel de ciblage.

Les critères de localisation

Vous avez différents critères de localisation :

  • Pays : on a certes pas tous les pays, mais on en a quelques-uns. On va mettre "France"
  • Division de niveau 1 : c'est ce qui correspond à la région
  • Division de niveau 2 : c'est le département
  • Ville : c'est assez explicite

Si je veux les restaurants à Nice, je tape "Nice", je clique sur "Rechercher" et j'aurai accès à mes données.

Filtrage avancé des résultats

Je peux même aller plus loin parce qu'on voit que j'ai 1400 données à peu près. Je vais pouvoir les filtrer encore plus en fonction de différents critères qui dépendent principalement de mon degré d'exigence, de mon degré de segmentation de ma campagne publipostage Gmail.

Dans notre cas de figure, ce qui nous intéresse, c'est quand même d'avoir des restaurants avec une adresse email. Je peux cliquer sur "Filtrer" et de ce fait j'aurai moins de résultats, mais j'aurai surtout des résultats beaucoup plus précis.

Export des données

Une fois que c'est fait, je peux cliquer sur "Exporter". Je peux faire un export automatique et indiquer un nombre de lignes maximum à exporter. Si j'en mets 100, j'en exporterai 100.

Tous les exports que vous avez fait jusqu'à présent se retrouvent dans votre onglet "Mes exports". Je vais prendre le cas des restaurants à Nice que j'ai déjà fait en amont pour ne pas perdre de temps. Je vais extraire un premier fichier CSV et également un fichier Excel pour vous donner un aperçu plus visuel de ce que ça donne.

Import dans Google Contacts

Maintenant, revenons sur Google Contacts. Comment faire pour importer ces adresses email d'un seul coup ?

Je vais pouvoir importer mes contacts. Je sélectionne un fichier et il faut que ce soit un fichier CSV. Je fais "Importer" et c'est bon, on a nos données.

À première vue, les adresses emails ont été identifiées, ce qui est quand même un exploit parce que des colonnes, on a quelque chose comme 70. On a 70 colonnes et l'adresse email est située assez loin.

Limitation de l'import automatique

Néanmoins, vous voyez qu'on n'a pas les noms et les prénoms et les noms complets. Là, on se contentera juste des adresses email parce que si je fais "Modifier un contact", vous voyez que toutes les informations sont notées dans la partie "Note".

De ce fait, on va pouvoir créer un vrai message groupé. Cette fois-ci, je vais pouvoir indiquer ici mon libellé. D'ailleurs, mon libellé, je vais le renommer. On va pouvoir l'appeler "Resto Nice" par exemple.

Si je rafraîchis la page encore une fois et que je tape "Resto Nice", je vais pouvoir envoyer un email groupé Gmail d'un seul coup.

Optimisation avec Google Sheets

Maintenant se pose la question : comment est-ce qu'on fait pour optimiser notre liste de diffusion Gmail ? Parce que là, certes, on n'a pas le nom de l'entreprise, ce qui est un petit peu gênant.

En d'autres termes, comment est-ce qu'on fait pour avoir quelque chose d'un petit peu plus personnalisé ? On peut faire ça, mais dans ce cas il va falloir utiliser Google Sheets.

Préparation des données

C'est également la raison pour laquelle j'ai gardé mon fichier Excel. On va créer un nouveau Google Sheet et avant de copier-coller les deux colonnes, on va quand même supprimer les doublons au niveau des emails, parce que sinon ça ne va pas fonctionner.

Je vais aller dans "Données", je vais "Supprimer les doublons", je sélectionne au niveau de l'email. J'ai un doublon, je le supprime.

Je copie ma colonne, je l'insère dans ma colonne B (uniquement les valeurs) et je vais faire pareil au niveau des noms. Je prends ma colonne, je l'insère dans ma colonne A.

Partage du Google Sheets

Je suis à peu près certain qu'il va falloir partager notre Google Spreadsheet. Je vois mal comment est-ce qu'on pourrait y accéder si jamais notre accès est limité. De ce fait, on va faire "Tous les utilisateurs qui ont le lien", on va dire "Éditeur", on va dire "OK".

Connexion avec le publipostage Gmail

Si on rafraîchit la page et qu'on utilise le publipostage Gmail, on va pouvoir "Ajouter depuis une feuille de calcul". On voit que j'ai bel et bien mon Google Sheets, je vais cliquer dessus.

On me demande l'adresse email, le prénom et le nom. Notez que le nom est facultatif et que le prénom et l'adresse email sont obligatoires. Je vais pouvoir sélectionner ma colonne, à savoir "Email" et le prénom qui correspond au nom.

Je vais cliquer sur "Terminer". On va faire un tag du nom et un tag de l'email, on va commencer par l'email.

Vérification et problèmes potentiels

Si je fais un aperçu, on a quelque chose de correct. Parce que oui, il y a quand même un risque à tout ça : c'est les caractères spéciaux. De ce fait, si on a un caractère spécial dans l'adresse email, il se peut que l'adresse email ne soit pas valide.

Je vous invite quand même à bien regarder et à faire des modifications, à faire des corrections si besoin est. Ça a l'air d'être OK.

On va regarder au niveau du nom et là on a un petit peu plus de problèmes. Vous voyez que l'apostrophe a été remplacée par "'". Donc au lieu d'avoir "L'atelier", on a ça.

Globalement c'est bien, mais vous voyez qu'on aurait pu faire un peu mieux. On aurait dû remplacer les caractères spéciaux par autre chose ou tout simplement les supprimer.

Mise en forme des newsletters Gmail

Une dernière chose qui peut être utile (je ne suis pas vraiment fan de ça, mais je préfère vous le mentionner au cas où vous y verriez une quelconque utilité) : vous avez la possibilité de mettre une certaine mise en page.

De ce fait, on a quelque chose d'assez limité, mais si je veux quelque chose qui ressemble à une newsletter Gmail, je peux insérer ma newsletter et par la suite écrire mon texte.

Limitations importantes du publipostage Gmail

Une fois qu'on a dit ça, bien que cette fonctionnalité soit très utile, il y a quand même certaines limites et ces limites font que Gmail n'est pas encore un outil idéal dans un cas d'email marketing avancé.

Limitation du nombre d'envois

La première, c'est la limitation : on peut envoyer 1500 emails par jour, ce qui est assez honorable franchement (on peut largement faire moins), mais là pour le coup c'est plus limitant dans un cas de newsletter. Si vraiment vous êtes une entreprise ou un influenceur bien implanté, ça peut être problématique.

Absence de séquences email

Gmail ne propose pas (ou du moins pas encore) l'utilisation de séquences email. On ne va pas pouvoir faire quelque chose comme : "On envoie un premier message, si la personne n'a pas répondu au bout de trois jours, on va envoyer un deuxième message, mais attention, si la personne a répondu au premier email ou au deuxième email ou au troisième email, on arrête la séquence" - mais on arrête la séquence uniquement pour cette personne-là. Ça, non, ce n'est pas possible.

Pour ce type de fonctionnalités avancées, il faudra vous tourner vers des outils de cold mailing spécialisés.

Pas de programmation

On ne peut pas également faire de programmation, c'est-à-dire qu'on envoie l'email groupé Gmail maintenant ou jamais. On l'envoie quand on est prêt.

Absence de statistiques

Une autre limitation, et non des moindres, c'est qu'il n'y a pas de statistiques disponibles. En d'autres termes, on n'a pas de feedback. C'est comme vouloir tirer un penalty les yeux bandés, ce n'est pas ce qu'il y a de mieux.

Pas d'A/B testing

Dans la même veine, il n'y a pas de possibilité de faire d'A/B testing. En d'autres termes, pour la newsletter Gmail ça va, mais pour l'emailing c'est vraiment pénalisant.

Règles à respecter et bonnes pratiques

Malgré tout, il y a des règles à respecter, ça va de soi. Grosso modo, ce sont des règles assez vagues, mais globalement je pense que si on obéit à une certaine éthique et si on reste concentré sur une certaine notion du bon sens, ça devrait le faire.

Pour approfondir vos connaissances sur les bonnes pratiques, je vous encourage à consulter notre guide complet sur la prospection commerciale par email.

Notez bel et bien que ce que je dis s'applique uniquement au moment où je tourne cette vidéo et évidemment cela peut évoluer pour le meilleur, j'espère.

FAQ : Questions fréquentes sur le publipostage Gmail

Comment activer le publipostage dans Gmail ?

Pour activer le publipostage Gmail, créez un nouveau message, puis cliquez sur "Utiliser le publipostage" à côté de la ligne "À". La fonctionnalité est disponible uniquement avec Google Workspace premium et fonctionne mieux sur Chrome.

Quelle est la différence entre publipostage Gmail et envoi groupé ?

Le publipostage Gmail remplace l'ancien envoi groupé de Gmail. Contrairement à l'envoi groupé traditionnel (CCI), le publipostage permet la personnalisation avec des tags (@prénom, @nom) et inclut automatiquement un lien de désabonnement.

Quelles sont les limitations du publipostage Gmail ?

Les principales limitations sont : 1500 emails maximum par jour, pas de séquences email automatisées, absence de statistiques détaillées, pas d'A/B testing, et programmation limitée (envoi immédiat uniquement).

Comment utiliser Google Sheets avec le publipostage Gmail ?

Activez le publipostage Gmail, cliquez sur "Ajouter depuis une feuille de calcul", sélectionnez votre Google Sheets partagé, puis choisissez les colonnes contenant les emails et noms. Les données doivent être dans le premier onglet.

Comment personnaliser les emails avec des tags ?

Utilisez les tags disponibles : @prénom, @nom, @nom_complet, et @adresse_email. Tapez @ dans votre message pour voir la liste des tags disponibles, puis sélectionnez celui désiré.

Comment éviter que les emails soient considérés comme spam ?

Respectez ces bonnes pratiques : gardez toujours le lien de désabonnement, évitez les envois massifs répétés, personnalisez vos messages, et respectez les réglementations locales sur l'email marketing.

Quelles versions Google Workspace sont nécessaires ?

Le publipostage Gmail nécessite une version premium : Workspace Individual, Business Standard/Plus, Enterprise Standard/Plus, ou Éducation Standard/Plus. La version gratuite de Gmail ne permet pas d'accéder à cette fonctionnalité.

Comment créer une liste de contacts efficacement ?

Utilisez des outils comme Scrap.io pour extraire des leads depuis Google Maps, puis importez vos contacts via un fichier CSV dans Google Contacts ou connectez directement un Google Sheets à votre publipostage Gmail.

Conclusion

C'est la fin de ce guide sur le publipostage Gmail. 

Cette fonctionnalité de Gmail représente une véritable avancée pour l'envoi de newsletters Gmail personnalisées, même si elle a encore des limitations pour un usage marketing professionnel intensif.

L'association avec Scrap.io pour la génération de leads locaux depuis Google Maps en fait un duo particulièrement efficace pour cibler les professionnels et commerçants locaux.

Le publipostage Gmail est parfait pour :

  • Les newsletters d'entreprise
  • Les campagnes de prospection locale
  • Les communications personnalisées à moyenne échelle
  • Les startups et PME avec des besoins d'emailing Gmail simples

Pour des besoins marketing plus avancés, il sera nécessaire de se tourner vers des plateformes spécialisées offrant plus de fonctionnalités et de statistiques détaillées.

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